Important information for your application

Data protection information

Dear applicant,

Thank you for your interest in joining knoell. In connection with your application to us, we process personal data about you. The handling of this so-called "personal data" is subject to special legal provisions, including the General Data Protection Regulation (GDPR). Below you will find the relevant information, either in German or English, where we explain in detail how we process your data.

Information provided to data subjects in the case of direct data collection (Art. 13 GDPR)

 

Data Controller

knoell Germany GmbH, Konrad-Zuse-Ring 25, 68163 Mannheim (Deutschland)
Tel: +49 621 718858-0, e-Mail: application@knoell.com, www.knoell.com

Legal Representative

Felix Knoell, Dr. rer. nat. Runar Eberhardt, Dr. Marika Suhm-Tintelnot, Dr. rer. nat Michael Cleuvers
Tel: +49 621 718858-0, e-Mail: info@knoell.com

Data Protection Officer

e-mail: datenschutz@knoell.com

 

Details about processing

Purposes of processing

The processing is carried out for the purpose of selecting suitable applicants to fill vacancies within knoell Germany GmbH and the knoell Group.

Legal basis for processing

We process your personal data for the purpose of the application procedure, insofar as this is necessary for the decision on the establishment of an employment relationship with us. The legal basis for this is Section 26 para. 1 sentence 1 BDSG.

Furthermore, we may store and process your personal data insofar as this is necessary to defend any legal claims that may be asserted against us from the application process. The legal basis for this is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR; the legitimate interest is in particular a duty to provide evidence in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG).

If you enter into an employment relationship, we may further process the personal data already received from you for the purpose of carrying out this employment relationship in accordance with Section 26 para. 1 sentence 1 BDSG.
 

Categories of recipients

We may transfer your personal data within the knoell Group if and insofar as this is necessary to fulfil the purposes set out in this data protection information and is permissible based of the mentioned legal basis.

Such a transfer may be considered in particular if you apply for a position at a local subsidiary of knoell Germany GmbH or if the responsible manager is employed by a company other than the one for which the position in question was advertised.

In these cases, in addition to the relevant functions of the knoell Germany GmbH, the persons responsible for your application at our subsidiary will also be informed.

The internal recipients of the personal data you provide in your application are generally the HR employees of knoell Germany GmbH, if applicable the locally responsible HR employees, the managing directors of the company for which you have applied, your supervisor and possibly other interview participants of the department you are searching for.

The receipt of your personal data provided as part of your application by third parties outside the knoell Group is strictly regulated. Applications that reach us via our personnel management software are made available to us via our contract processor, perbit Software GmbH. As a matter of principle, we do not transmit any data to other third parties outside the group.
 

Data transfer to a third country

The knoell Group operates worldwide and has subsidiaries in all markets relevant to knoell. If you are applying for a position at one of our subsidiaries, this subsidiary must be involved in the application process.

In the context of such an application procedure, your personal data will therefore also be disclosed to the subsidiary for which the respective position has been advertised.

Our subsidiaries are located not only within, but also outside the European Union (EU) as well as the European Economic Area (EEA). For more information on our global operations, please visit our locations section. 

A transfer of your personal data to so-called "third countries" (e.g. Switzerland, USA, Japan, South Korea or Thailand) may therefore be necessary depending on the location of the position to be filled.

The protection of your personal data and informational self-determination is important to the knoell Group. Your application will therefore only be transferred to third countries if this is absolutely necessary for the application process.

In addition, to best protect your personal data, knoell has therefore concluded standard contractual clauses with recipients located in countries for which there is no adequacy decision by the European Commission.

The existing adequacy decisions of the European Commission as well as the standard contractual clauses can be viewed on the webpages of the European Commission.

Adequacy decisions: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

Standard contractual clauses: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de
 

Duration of storage of personal data

We store your personal data for as long as is necessary to decide on your application. If an employment relationship between you and us does not materialise, we may continue to store your personal data insofar as this is necessary to defend against possible legal claims. In this case, the application documents will be deleted no later than six months after notification of the rejection decision, unless longer storage is necessary due to legal disputes.
 

Rights of data subjects

You have the following rights under the conditions specified in the respective regulation: You have the right to information (Art. 15 GDPR), to correction (Art. 16 GDPR), to erasure (Art. 17 GDPR), to restriction of processing (Art. 18 GDPR) and data portability (Art. 20 GDPR).

Insofar as the processing of personal data relating to you is carried out on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. e) or f) GDPR, you have the right to object to the processing of this data in accordance with Art. 21 GDPR.

If you would like to make use of your rights, please contact the above-mentioned data protection officer. You are also entitled to lodge a complaint with the competent supervisory authority.
 

Obligation to provide personal data

The provision of personal data is not required by law or contract, nor are you obliged to provide the personal data. However, the provision of personal data is necessary for the implementation of the application process. This means that if you do not provide us with personal data when applying, we will not be able to carry out the application procedure and thus conclude a corresponding contract with you.
 

Automated decision-making

No automated decision-making or profiling is performed.

Status: 31 May 2021 (V03)

Information der betroffenen Person bei der Direkterhebung von personenbezogenen Daten (Art. 13 DS-GVO)

 

Verantwortlicher

knoell Germany GmbH, Konrad-Zuse-Ring 25, 68163 Mannheim (Deutschland)
Tel: +49 621 718858-0, E-Mail: application@knoell.com, Website: www.knoell.com

Gesetzlicher Vertreter

Felix Knoell, Dr. rer. nat. Runar Eberhardt, Dr. Marika Suhm-Tintelnot, Dr. rer. nat Michael Cleuvers
Tel: +49 621 718858-0, E-Mail: info@knoell.com


Datenschutzbeauftragter

E-Mail: datenschutz@knoell.com
 

Angaben zur Verarbeitungstätigkeit
 

Zwecke der Verarbeitungstätigkeit

Die Verarbeitungstätigkeit erfolgt zwecks Auswahl geeigneter Bewerber zur Besetzung offener Stellen innerhalb der knoell Germany GmbH sowie der knoell-Gruppe.
 

Rechtsgrundlage der Verarbeitungstätigkeit

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für den Zweck des Bewerbungsverfahrens, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten speichern und verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von möglicherweise geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DS-GVO, das berechtigte Interesse ist insbesondere eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Sollten Sie in ein Beschäftigungsverhältnis eintreten, können wir gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung dieses Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten.
 

Kategorien von Empfängern

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten ggf. innerhalb der knoell-Gruppe, wenn und soweit dies zur Erfüllung der in dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke erforderlich und auf Grundlage der benannten Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Eine solche Übermittlung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn Sie sich auf eine Position bei einer lokalen Tochtergesellschaft der knoell Germany GmbH bewerben oder die zuständige Führungskraft in einer anderen Gesellschaft angestellt ist als derjenigen, für die die betreffende Stelle ausgeschrieben wurde.

In diesen Fällen werden neben den entsprechenden Funktionen der knoell Germany GmbH auch die für Ihre Bewerbung verantwortlichen Personen bei unserer Tochtergesellschaft informiert.

Gruppeninterne Empfänger Ihrer im Rahmen der Bewerbung mitgeteilten personenbezogenen Daten sind grundsätzlich die HR-Mitarbeiter der knoell Germany GmbH, ggf. die lokal zuständigen HR-Mitarbeiter, die Geschäftsführung der Gesellschaft, für die Sie sich beworben haben, Ihre Vorgesetzten sowie evtl. weitere Gesprächsteilnehmer der suchenden Abteilung.

Der Empfang Ihrer im Rahmen Ihrer Bewerbung mitgeteilten personenbezogenen Daten durch Dritte außerhalb der knoell-Gruppe ist streng geregelt. Bewerbungen, die uns über unsere Personalmanagementsoftware erreichen, werden uns über unseren Auftrags-verarbeiter, die perbit Software GmbH, bereitgestellt. Eine Übermittlung an weitere gruppenexterne Dritte erfolgt durch uns grundsätzlich nicht.
 

Datentransfer in ein Drittland

Die knoell-Gruppe ist weltweit tätig und verfügt über Tochtergesellschaften in allen für knoell relevanten Märkten. Bewerben Sie sich auf eine Position bei einer unserer Tochterge-sellschaften, ist eine Einbindung dieser Tochtergesellschaft in das Bewerbungsverfahren erforderlich.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen eines solchen Bewerbungsverfahrens daher auch gegenüber der Tochtergesellschaft offengelegt, für die die jeweilige Stelle ausge-schrieben wurde.

Unsere Tochtergesellschaften sind nicht nur innerhalb, sondern auch außerhalb der EU sowie des EWR ansässig. Nähere Informationen zu unserer globalen Tätigkeit finden Sie hier

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in sog. „Drittländer“ (z.B. die Schweiz, USA, Japan, Südkorea oder Thailand) kann in Abhängigkeit von der Verortung der zu besetzenden Position erforderlich sein.

Der knoell-Gruppe ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und informationellen Selbstbestimmung wichtig. Eine Übermittlung Ihrer Bewerbung in Drittländer erfolgt daher nur, wenn dies zwingend für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist.

Um Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bestmöglich zu schützen, schließt knoell mit Empfängern, die in Ländern ansässig sind, für die kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, Standardvertragsklauseln ab.

Die bestehenden Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission sowie die Standardvertragsklauseln können Sie über die Seiten der Europäischen Kommission einsehen. 
 

Angemessenheitsbeschlüsse: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

Standardvertragsklauseln: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de
 

Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange wie dies zur Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sollte ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommen, können wir Ihre personenbezogenen Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.
 

Rechte der betroffenen Person

Unter den in der jeweiligen Vorschrift benannten Voraussetzungen stehen Ihnen die folgenden Rechte zu: Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 S. 1 lit. e) oder f) DS-GVO erfolgt, haben Sie gem. Art. 21 DS-GVO das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten. Sie sind ferner zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde berechtigt.
 

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, ist uns die Durchführung des Bewerbungs-verfahrens und damit der Abschluss eines entsprechenden Vertrages mit Ihnen nicht möglich.
 

Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Profiling.

Stand: 31. Mai 2021 (V03)

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